Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf webKITA Sontra auf. Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

webKITASontra https://www.webkita.de/sontra ist ein Dienstleistungsangebot der Stadt Sontra, mit dem Sie sich über das Angebot an Kindertageseinrichtungen informieren und sich für einen Betreuungsplatz vormerken lassen können.

Sie können webKITA Sontra besuchen, ohne Angaben zu Ihrer Person zu machen. Dies betrifft sowohl die Recherche nach möglichen Betreuungsplätzen als auch das Informationsportal.
Das Erstellen von Vormerkungen für Ihr Kind, sowie das Erhalten und Bestätigen von Platzangeboten für Kindertageseinrichtungen erfordert die Registrierung eines Nutzerkontos, bei der wir von Ihnen gemachten personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten.. Eine Registrierung ist nur möglich, wenn Sie bestätigen, dass Sie diese Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen haben.

Datenerhebung und Datenverwendung

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei einer Registrierung ist Art. 6 Abs.1 der DSGVO zu folgenden Zwecken:

• Durchführung des Anmeldeverfahrens für Kindergartenplätze
• Beitragserhebung für Kindertageseinrichtungen
• Jugendhilfeplanung (anonymisierte Daten)
• Gesetzlich Vorgegebene Statistiken (anonymisierte Daten)
• Zurverfügungstellung und Sicherstellung eines funktionsfähigen Betriebs des Systems webKITA Sontra
• Kommunikationszwecke

Die von Ihnen mitgeteilten Daten verarbeiten wir nur im jeweils dafür erforderlichen Umfang und zu den genannten Zwecken. Es werden grundsätzlich nur die Daten erhoben, die zur Erfüllung der Aufgaben nach SGB VIII und HKJGB erforderlich sind.

Umfang der erhobenen Daten

Im Rahmen der Nutzung von webKITA Sontra werden folgende Daten in unterschiedlichem Umfang verarbeitet:

• Adressdaten (u.a. Name, Anschrift)
• Kontaktdaten (u.a. E-Mail-Adresse)
• Nutzerdaten (u.a. Passwörter, Nutzer-ID)
• Metadaten (IP-Adressen)
• Zugriffsdaten (u.a. aufgerufene Seiten)

Bei einer Registrierung werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

• Anrede
• Vorname, Familienname
• E-Mail-Adresse
• Für das Nutzerkonto wird ein Passwort gespeichert.

Zur Erstellung einer Vormerkung werden weitere Daten der Sorgeberechtigten erhoben:

• Anrede
• Vorname, Familienname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Beschäftigungsverhältnis
• Möglicher SGBII-Bezug
• Familienstand (Alleinerziehend oder nicht?)
• Anschrift

Weiterhin werden zur Erstellung einer Vormerkung die Daten des/r Kindes/r erhoben:

• Vorname, Familienname
• Geschlecht
• Geburtsdatum
• Förderbedarf
• Betreuungsstatus
• Anschrift

Technische (Betriebsnotwendige) Cookies

Auf webKITA Sontra werden Cookies verwendet, um folgende Daten zu speichern:

• das Speichern der von Ihnen getätigten Eingaben, um diese Daten nicht erneut eingeben zu müssen,
• das Speichern von Suchergebnissen etc.,
• die Erkennung von Missbrauch unserer Webseiten, z.B. durch die Registrierung mehrerer aufeinanderfolgender sowie fehlgeschlagener Anmeldeversuche,
• das gleichmäßige Laden der Webseite, damit die Webseite zugänglich bleibt oder
• das Speichern Ihrer Login-Daten, so dass Sie diese nicht jedes Mal erneut eingeben müssen.

Zur Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden diese Daten von unserem Provider für 90 Tage (ohne Anonymisierung) gespeichert. Ein Zugriff ist nur einem begrenzten Personenkreis (Administratoren) zugänglich. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist anhand dieser Daten nicht möglich. In anonymisierter Form werden die Daten daneben zu statistischen Zwecken verarbeitet; ein Abgleich mit anderen Datenbeständen findet nicht statt.

Nutzung und Weitergabe Ihrer Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden folgenden Personen nur so weit zur Nutzung zugänglich gemacht, wie sie diese zur Erfüllung der Aufgaben nach dem HKJGB benötigen oder die Weitergabe zur Vertragsdurchführung erforderlich ist:

• die dafür berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Sontra in der Abteilung Kindergartensachbearbeitung
• die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Trägerinnen und Träger der Kindertagesstätten in der Stadt Sontra als Betreuungsplatzanbieter
• die Einrichtungsleiterinnen und Einrichtungsleiter der Kindertagesstätten in der Stadt Sontra als Betreuungsplatzanbieter

Eine Weitergabe von Daten an Dritte oder eine sonstige Auswertung findet nicht statt, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung dazu.

Dienstleister im Zusammenhang mit der Ausführung von webKITA Sontra:

BOS (Programmhersteller von webKITA)

BOS Gesellschaft für EDV-Beratung + Organisation + Software mbH

Simrockstraße 5

56075 Koblenz

Telefon: 0261 953293-90

Telefax: 0261 953293-99

E-Mail: zentrale@webkita.de

Handelsregister: HRB 1936, Amtsgericht Koblenz

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE148789320

Dauer der Datenspeicherung

Die Dauer der Datenspeicherung in webKITA Sontra richtet sich nach der Art der Daten und ihrem jeweiligen Verarbeitungszweck.

• Ihre Familiendaten werden nach Beendigung der Betreuung aller Kinder sieben Jahre lang gespeichert
• Daten der Nutzerkonten (Adress-, Kontakt- und Nutzerdaten) bleiben so lange im System gespeichert, bis der Nutzer diese selbst löscht oder eine automatische Löschung aufgrund von Inaktivität erfolgt. Eine selbständige Löschung durch den Nutzer ist jederzeit möglich.
• Die beim E-Mail-Transport auf den Servern unseres Providers anfallenden Verkehrsdaten werden in rollierende Log-Dateien geschrieben und unterliegen somit einer automatischen Löschung nach 90 Tagen. Ein Zugriff ist nur einem begrenzten Personenkreis (Administratoren) zugänglich.
• APPLOG Einträge 730 Tage werden von unserem Provider für 90 Tage (ohne Anonymisierung) gespeichert. Ein Zugriff ist nur einem begrenzten Personenkreis (Administratoren) zugänglich.

Datensicherheit

Der Schutz Ihrer privaten und personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Bei der Übertragung Ihrer eingegebenen Daten wird die Datensicherheit durch den Einsatz des sogenannten SSL-Verfahrens gesichert. Dadurch werden Ihre vertraulichen Daten verschlüsselt zwischen Ihrem Browser und unserem Server über das Internet übertragen.

Ihre Rechte

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i. S. d. DSGVO.

Dann stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber uns zu:

• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
• das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie
• das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO, soweit die Datenverarbeitung ausnahmsweise nicht in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt oder für die Wahrnehmung einer uns übertragenen Aufgabe erforderlich ist, wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Um die Einhaltung und Überwachung der gesetzlichen Datenschutzvorschriften zu gewähren, hat die Stadt Sontra eine/n behördliche/n Datenschutzbeauftragte/n sowie eine/einen Stellvertreter/in bestellt. Bei Fragen sowie Beschwerden können Sie jederzeit die zuständigen Personen kontaktieren.
Weitere Informationen zu dem behördlichen Datenschutzbeauftragen finden Sie auf dieser Seite
https://www.sontra.de/dienstleistung/anzeigen/id/26778/behördl.-datenschutzbeauftragte-r.html


Unsere Aufsichtsbehörde
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI)
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408 - 0
Telefax: +49 611 1408 - 611

E-Mail: Poststelle@datenschutz.hessen.de

Webseite: https://datenschutz.hessen.de


Aktualisierung der Datenschutzerklärung
Wir werden diese Erklärung bei Bedarf aktualisieren, um sie an eine mögliche Weiterentwicklung unseres Webangebotes oder rechtliche Veränderungen anzupassen.